Na co zwrócić uwagę przy planowaniu projektu?

planner

Co jakiś czas przychodzą nam do głowy pomysły, które chciałybyśmy zrealizować. Dotyczą one różnych rzeczy, mają wpłynąć na nasz osobisty rozwój, albo stać się naszym nowym (lub dodatkowym) sposobem na zarobienie pieniędzy. Zwykle na początku, zaraz po tym jak konkretny projekt zakiełkuje nam w głowie mamy ochotę brać się za wszystko i każdą wolną chwilę przeznaczamy na snucie planów. Pierwszą rzeczą jaką dostrzegamy są korzyści, jakie da nam realizacja planowanego przedsięwzięcia. I często na tym się kończy, bo nie potrafimy określić rzeczy, które będą nam potrzebne, aby wszystko poszło zgodnie z planem. W rezultacie projekt okazuje się totalną klapą, a my poirytowane obiecujemy sobie – „Nigdy więcej!”. Jak do tego nie dopuścić? Na co zwrócić uwagę przy planowaniu projektu?

Naszą niesamowitą cechą jest to, że stale chcemy iść do przodu. Co jakiś czas mamy na siebie całkiem nowy pomysł, chcemy próbować nieznanych rzeczy i sprawdzać się w różnych rolach. A im bardziej się rozwijamy, tym częściej taka potrzeba się pojawia. W końcu ile można spędzać popołudnia przed telewizorem? Szukamy sobie nowych zajęć, bo wierzymy, że wpłyną na poprawę jakości naszego życia. I z reguły każdy pomysł, jaki wpada nam do głowy jest naszą szansą. Wszystko zależy jednak od tego, w jaki sposób weźmiemy się za jego realizację.

Jak zaplanować swój projekt?

O planowaniu można by mówić wiele. Zdecydowanie sprawdza się na co dzień, ale jego zalety gorąco doceni każdy, kto chce wprowadzić w życie pomysł, którym zamierza żyć przez kolejne tygodnie, a nawet miesiące, czy lata. Warto tu się kierować kilkoma zasadami, które zdecydowanie ułatwią realizację wymarzonego projektu.

Zasada pierwsza: podstawową zasadą jest określenie tego, co w ogóle chcesz robić. Myślisz nad założeniem tematycznego bloga? A może zastanawiasz się nad stworzeniem imprezy integrującej kreatywne kobiety z wielkopolski? Wbrew pozorom bardzo często trudno nam nazwać to, co chcemy zrobić. Mamy w głowie jakiś ogólny zarys, ale ciężko nam go dokładnie zdefiniować. Bez tego jednak nie ruszymy dalej.

Zasada druga: zastanów się jaki cel chcesz osiągnąć dzięki realizacji Twojego projektu. Taka wizja jest konieczna, aby wszystkie Twoje działania były spójne. Jeśli chciałabyś podjąć się organizacji wyżej wspomnianej imprezy, to Twoim jasnym celem jest integracja kobiet, które na co dzień działają w branżach kreatywnych lub samodzielnie rozwijają swoją kreatywność, na przykład własnoręcznie tworząc zabawki dla dzieci lub zaproszenia na imprezy okolicznościowe.

Zasada trzecia: określ zakres prac, jakie trzeba wykonać. Czy wiesz, co dokładnie trzeba zrobić, aby zrealizować projekt? Przykładowo Twoim celem jest zorganizowanie warsztatów, w trakcie których uczestniczki samodzielnie będą mogły stworzyć wybrany kosmetyk. Musisz więc zadbać o znalezienie odpowiedniej sali, przygotować materiały promujące wydarzenie, zakupić produkty potrzebne do stworzenia kosmetyków oraz pojemniczki do ich przechowywania. Warto byłoby także przygotować prezentację, z której goście poznają właściwości i zalety stosowania naturalnych kosmetyków, a także jakieś ulotki, na których umieścisz bardziej szczegółowe informacje. Miło byłoby również, gdyby każda z pań po zakończonych warsztatach otrzymała mały upominek związany z tym wydarzeniem. Jeśli sama nie znasz się na robieniu naturalnych kosmetyków musisz także znaleźć osobę, która przeprowadzi takie warsztaty. Sama widzisz, jest co planować.

Zasada czwarta: zastanów się, czy potrzebujesz kogoś do współpracy. Może będziesz potrzebować kogoś, kto zadba o wygląd Twojej strony internetowej, przedstawi prezentacje Twoim kursantom, przygotuje broszury, lub nagra organizowane wydarzenie. Lepiej wiedzieć to odpowiednio wcześniej i sumiennie wybrać osoby, które Ci pomogą.

Zasada piąta: jeżeli Twój projekt ma mieć odbiorców, przemyśl jaka będzie jego grupa docelowa. Szczegółowo nazwij, kto będzie adresatem Twojego bloga, kursu, czy wcześniej wspomnianych warsztatów. Zupełnie inne treści przygotujesz dla młodzieży, inne dla osób w podeszłym wieku, a jeszcze inne dla pracowników korporacji.

Zasada szósta: zastanów się, jakie problemy mogą pojawić się na Twojej drodze. Co zrobisz jeśli na Twój event przyjdzie o połowę mniej uczestników niż się zapisało? Albo, gdy Twój kurs nie zdobędzie zainteresowania odbiorców? Warto przygotować sobie wyjścia awaryjne, żeby nie mogła zaskoczyć Cię jakaś nagła sytuacja. Brak takich „zapasowych kół” sprawia, że przedsięwzięcie zanim nabierze porządnego rozpędu zdąży runąć. I to z hukiem.

Zasada siódma: określ ramy czasowe Twojego projektu. Kiedy chcesz ruszyć z jego realizacją? Ile ma trwać? Czy planujesz kolejne edycje? To bardzo ważne sprawy, które pozwolą Ci się skupić na pracy i wykonać ją naprawdę efektywnie.

Zasada ósma: oszacuj budżet. Zastanów się jakiej kwoty będziesz potrzebować na wykupienie domeny, albo na wydrukowanie zaproszeń, przygotowywanie identyfikatorów lub wynajęcie odpowiadającej Ci sali. Często projekty nie udają się, ponieważ nie do końca wiemy ile pieniędzy będziemy potrzebować i jakie mamy wydatki.

Jeśli planujesz większe przedsięwzięcie koniecznie zastosuj się do podanych wyżej zasad. Już teraz wiesz na co zwrócić szczególną uwagę przy planowaniu projektu. Zapewne tych rzeczy można by wymienić dużo więcej, w zależności od tego jakie masz plany. Powyższe rady sama z powodzeniem stosuje od co najmniej dwóch ostatnich miesięcy. Uwierzcie mi, że znacznie ułatwia to pracę i pomaga spojrzeć szerzej na to, co mamy do zrobienia.

Jakie projekty organizowałyście w ostatnim czasie? Czy miałyście z nimi jakieś szczególne problemy?