Jak zorganizować własne wydarzenie? Wywiad z Anetą Wątor

jak zorganizowac wlasne wydarzenie

Pełna sala ludzi, bilety wykupione już w pierwszym tygodniu sprzedaży, notatki prasowe w najlepszych magazynach i portalach branżowych oraz mnóstwo zdjęć uczestników w mediach społecznościowych… Czy tak wyobrażasz sobie swój pierwszy event? Niestety na taki efekt będziesz musiała trochę poczekać! Przeczytaj wywiad z Anetą Wątor i dowiedz się, jak zorganizować własne wydarzenie i na jakie elementy koniecznie zwrócić uwagę, aby cieszyć się szerokim zainteresowaniem i naprawdę dobrą opinią wśród uczestników.

Jeszcze kilka lat temu sama marzyłam o organizacji szkoleń i innych eventów. Uwielbiam wszelkie sprawy organizacyjne, ogromnie się cieszę, gdy mogę poznać ludzi o podobnych zainteresowaniach, a sam proces tworzenia nowego projektu jest dla mnie czymś naprawdę fascynującym. Jest jednak jeden problem, nie czuję się zbyt dobrze w trakcie wystąpień publicznych 😉 Niestety nie miałam zbyt wielu okazji by ćwiczyć tę umiejętność (a jeśli już to przed naprawdę niewielką publiką) i wypowiadanie się w sposób ładny i składny, gdy słuchają mnie dziesiątki osób nadal jest dla mnie sporym wyzwaniem. Znam jednak osoby którym przychodzi to z ogromną łatwością!

 

aneta-watorAneta Wątor jest trenerem Kaizen i umiejętności miękkich. Poznałam ją podczas jednej z jej ostatnich konferencji „Kobieta w biznesie”, gdzie całkowicie ujęła mnie swoją otwartością i pozytywną energią. Po tym wydarzeniu moc nie opuszczała mnie przez tydzień! 🙂 Warto zresztą podkreślić, że spotkania te media ogłosiły wydarzeniami, które pokochały nie tylko przedsiębiorcze Polki, czemu wcale się nie dziwię! Anetę możecie kojarzyć również jako autorkę Dziennika Kaizen, który pomaga w skutecznym wyznaczaniu i osiąganiu celów. Koniecznie zajrzyjcie na jest stronę, gdzie dowiecie się więcej o idei i najbliższych terminach „Kobiety w biznesie” oraz na fanpage, gdzie znajdziecie mnóstwo zdjęć z wydarzeń.

 

 Jak zorganizować własne wydarzenie – wywiad z Anetą Wątor

 

1. Organizacja warsztatów, szkoleń i innych tego typu wydarzeń jest celem wielu kobiet, w tym moich czytelniczek. Wiem jednak, że spora część z nich kompletnie nie wie, jak zabrać się za tego typu przedsięwzięcie. Często mają w głowie to co chciałyby zrobić i o czym opowiedzieć. Doskonale wiemy jednak, że plan, który wydaje nam się idealny nie zawsze jest tak samo pozytywnie odbierany przez naszych odbiorców. Jak według Ciebie powinna wyglądać weryfikacja takiego pomysłu? Jak dowiedzieć się, czy temat o którym myślimy będzie interesujący dla naszych przyszłych uczestników?

Bardzo dobrze, że o tym mówisz. Rzeczywiście wiele osób nie weryfikuje swoich pomysłów, a potem często okazuje się, że odbiorcy nie są zainteresowani ich produktem.  Dlatego na początek trzeba zastanowić się, kto ma być odbiorcą naszej usługi, kim konkretnie jest ta osoba i jakie ma potrzeby. Trzeba zastanowić się też nad tym, czego ma się nauczyć dzięki naszym warsztatom, czy szkoleniu, które planujemy zrobić. To czego chcą nasi odbiorcy i to co mają otrzymać jest kluczowe.

Ja przed rozpoczęciem jakiegokolwiek projektu zawsze w pierwszej kolejności przygotowuję sobie biznesplan. Rozpisuję co dokładnie chcę zrobić, jakie są przewidywane koszty tego przedsięwzięcia oraz mój szacunkowy zarobek, a także to, co muszę zrobić, aby ten projekt wypromować. Potem robię tak zwane badania środowiskowe, czyli pytam moich znajomych co sądzą o moim pomyśle i co ich zdaniem powinnam poprawić. Oczywiście nie jest tak, że są oni ostatecznym i całkowicie wiarygodnym źródłem informacji. Wiadomo, że mogą jakiś pomysł zaakceptować dlatego, że po prostu mnie lubią i nie chcą tego krytykować. Dlatego staram również poznać zdanie innych osób, na przykład moich potencjalnych klientek. Pytam je o to czego potrzebują i czy konkretne rozwiązanie będzie dla nich użyteczne.

Chciałabym tutaj zaznaczyć, że warto chodzić na wydarzenia „Kobieta w biznesie”, które prowadzę i inne spotkania networkingowe, bo można tam poznać wiele kobiet, które niejednokrotnie mogą okazać się Twoją grupą docelową. Dzięki temu możesz zweryfikować czy dany pomysł ma szansę na powodzenie. W trakcie takiego spotkania zyskujesz dostęp do ok. 60 kobiet, to duża grupa, która może Ci pomóc.

 

2. Dość bezpiecznie możemy wystartować z pierwszymi warsztatami, jeśli mamy społeczność skupioną wokół konkretnego tematu. Co jednak w przypadku, kiedy nie mamy fanpage’a, nie należymy do żadnych grup, nie prowadzimy bloga i właściwie nikt o nas nie wie? A może uważasz, że zbudowanie społeczności powinno być pierwszym, zasadniczym krokiem od którego powinnyśmy zacząć?

Moim zdaniem najważniejsze to przetestować swój pomysł i przekonać się, czy ktoś będzie nim zainteresowany, a nawet spróbować sprzedać wymarzony produkt małej grupie. Fanpage owszem jest bardzo ważny, ale nie znam nikogo kto miałby świetnie zbudowaną społeczność bez jakiegoś naprawdę dobrego produktu czy usługi. To jest dodatek który pomaga nam się promować, dzięki niemu zdobywamy fanów i budujemy widoczność naszej marki, ale nie jest to najważniejsze.

 

3. Nie da się jednak ukryć, że Ty sama zbudowałaś wokół swojego biznesu ogromną społeczność przedsiębiorczych kobiet. Czy mogłabyś podzielić się z czytelniczkami Po Sukces Na Szpilkach kilkoma wskazówkami w tej kwestii? Jak Tobie udało się zainteresować tym co robisz tak duże grono osób?

Jasne, że tak. To co ja sama widzę u siebie i na co zwracają mi uwagę inni ludzie, to ogromna energia i otwartość, jeśli chodzi o poznawanie nowych osób oraz nawiązywanie relacji. I rzeczywiście tak jest, jestem osobą bardzo otwartą, energiczną, uwielbiam działać i zarażam tym osoby, które przychodzą na moje wydarzenia. Myślę, że to mi bardzo pomogło w zbudowaniu tak dużej grupy kobiet zainteresowanych tym co robię.

 

4. Z mojego doświadczenia wynika, że w budowaniu bazy potencjalnych klientów bardzo pomaga wszelka proaktywność. A co Ty o tym myślisz? W jakie działania Twoim zdaniem warto się angażować, żeby nabrać doświadczenia, a przy okazji pokazać się światu?

Praktywność rzeczywiście jest bardzo ważna, ale ja zawsze przestrzegam przed byciem naiwnym i przed tym by nie dawać się wykorzystywać. Prawda jest taka, że jeśli ludzie zobaczą, że mogą Cię oszukać, czy w jakiś sposób wykorzystać, to to zrobią. Dlatego ja zawsze patrzę na to, czy to co robię dla kogoś (jeśli mówimy o jakiejkolwiek współpracy) da mi konkretne korzyści. Szczerze mówiąc nie lubię robić niczego za darmo (i nie chodzi tu tylko o pieniądze), bo czuję się wtedy zobowiązana do tego by również komuś pomóc nie oczekując absolutnie niczego w zamian. Z tego względu nawet jeśli angażuję się w jakieś wydarzenia za które nie dostaję pieniężnego wynagrodzenia, to zawsze pytam czy będzie tam fotograf, gdzie te zdjęcia będą publikowane i jak dane wydarzenie będzie promowane. Wiesz, wynagrodzeniem nie zawsze muszą być pieniądze, czasem może być to na przykład dobry marketing, dzięki któremu będziemy mogli dotrzeć do nowych odbiorców.

Osobiście jestem  jednak zwolenniczką tego by zawsze sobie płacić, nawet jeśli będą to drobne kwoty. Przykładowo, jeśli Twoja koleżanka jest graficzką i zrobi Ci grafikę za darmo, to przez to nie będzie mieć pieniędzy na to by zrobić sobie profesjonalną sesję zdjęciową, wypromować swoje usługi, iść na dobry obiad czy zrobić inne rzeczy, bo nie będzie miała na to środków. Jeśli Ty zrobisz coś za darmo, to też nie będziesz mieć środków na to, by rozwijać swoją działalność i się promować. W ten sposób pieniądze zaczną tracić obieg. Zawsze powtarzam uczestniczkom swoich konferencji, że bardzo ważne jest to, by odpowiednio wyceniać swoje usługi, nawet jeśli jesteśmy na początku swojej drogi. A z tego co zauważyłam kobiety mają z tym ogromny problem.

Tak więc podsumowując i odpowiadając na Twoje pytanie, jak najbardziej warto być proaktywnym, ale trzeba uważać, przede wszystkim nie dać się wykorzystywać i cenić swoją pracę.

 

5. A co myślisz o partnerach i sponsorach, którzy w ostatnich latach są niemal nieodłączną częścią każdego eventu? Jak ich zainteresować swoim wydarzeniem? Czy aby uzyskać takie wsparcie konieczna jest rozpoznawalność na rynku?

To bardzo ważne i zawsze zachęcam kobiety żeby szukały partnerów i sponsorów dla swoich wydarzeń, bo współpraca z markami które mają znacznie większą społeczność niż my pozwala nam dużo lepiej i szybciej wypromować swój projekt. W ogóle bardzo dobrze jest pozyskiwać wszelkich patronów medialnych. Najlepiej napisać do jak największej ilości firm z pytaniem, czy nie zechciałyby zostać patronem naszego wydarzenia i zapytać, czego oczekiwałyby w zamian. Zwykle firmy proszą o zamieszczenie ich logo na roll-up’ach i innego rodzaju materiałach promocyjnych, czy wzmiankę na ich temat w konkretnych artykułach czy postach w mediach społecznościowych. To są niewielkie rzeczy, które tak naprawdę każdy z nas może zrobić. W zamian firma może stworzyć świetną notatkę prasową o naszym wydarzeniu, co skutecznie przyciągnie do nas zainteresowanych odbiorców.

Potem, gdy zdobędziemy już patronów medialnych możemy poszukać partnerów, którzy jeszcze bardziej pomogą nam wypromować nasze warsztaty, czy inne wydarzenie, a nawet ufundują jakieś nagrody, które zostaną potem rozlosowane w trakcie loterii wizytówkowej. Większość partnerów chętnie się na to zgadza, bo dla nich jest dodatkowa forma reklamy.

Ja akurat jestem już na takim etapie, gdzie sponsorzy płacą mi za promocję i za to, że mogą w jakiś sposób zareklamować się podczas mojego wydarzenia. Dzięki temu mogą trafić do dużej grupy przedsiębiorczych kobiet, a ja mam środki na to, by dalej aktywnie promować swoje konferencje.

 

6. Załóżmy, że mamy już potencjalnych zainteresowanych swoim wydarzeniem i wstępnych partnerów. Co jednak w przypadku kiedy nigdy nie występowałyśmy publicznie? Czy warto to jakoś przećwiczyć, na przykład proponując komuś swoje darmowe wystąpienie?

Nie wyobrażam sobie sytuacji, kiedy organizujemy wydarzenie, zapraszamy na nie uczestników, patronów i inne osoby, po czym stajemy na środku sali i nie potrafimy składnie się wypowiedzieć. Jak najbardziej trzeba to wcześniej przećwiczyć! Występowanie, wygłaszanie czegokolwiek przed ludźmi to bardzo trudna sztuka której nie da się nauczyć z dnia na dzień. Mówi się, że ludzie najbardziej boją się śmierci, a zaraz potem boją się wystąpień publicznych. Dlatego jeśli mamy przeprowadzić warsztaty, czy szkolenie, a nie mamy żadnego doświadczenia w tej kwestii, to warto zacząć od prostych ćwiczeń, na przykład od tego, by stanąć przed lustrem i przez 2 minuty opowiadać o sobie. Gdy zdobędziemy większą wprawę możemy spróbować dłuższych ćwiczeń, na przykład takich trwających 5, czy 10 minut. W każdym razie koniecznie trzeba ćwiczyć! Bez umiejętności odpowiedniego wypowiadania się nie przekonamy ludzi by przyszli na nasze kolejne wydarzenia. Owszem, mogą pojawić się raz, ale jeśli nie przekonamy ich do siebie, to niestety już do nas wrócą.

 

7. Anetko, ostatnie pytanie, które na pewno zainteresuje czytelniczki mojego bloga, czy organizacja wydarzeń może być jedynym filarem naszego biznesu, z którego będziemy mogły całkowicie się utrzymać?

Na początku biznesu na pewno nie. Nie znam żadnej firmy której udałoby się od razu rozkręcić, pozyskać klientów i która na początku nie musiałaby dokładać do całego interesu. Oczywiście z czasem gdy będziemy w tym dobre ceny biletów będą rosły, a co za tym idzie będziemy zarabiać więcej, ale nie wiem czy na tyle, by był to jedyny filar naszego biznesu. Ja mam Dziennik Kaizen, 30 dniowy kurs online, prowadzę też szkolenia dla firm i na tym głównie zarabiam. Ponadto zarabiam też dzięki sponsorom wspierającym moje wydarzenia, czy Klubowi dla kobiet, który prowadzę. „Kobieta w biznesie” czy inne konferencje jakie organizuję są dla mnie bardziej sposobem na zaprezentowanie siebie, robię je przede wszystkim dla kobiet które na nie przychodzą. Bilety na „Kobietę w biznesie” nie są drogie, ponadto często robimy jakieś promocje, sprzedajemy dwa bilety w cenie jednego. Niejednokrotnie podczas spotkań uczestniczki wygrywają nagrody które mają wartość dwukrotnie czy trzykrotnie większą, niż to co zapłaciły za bilet.

Tak jest w wielu biznesach. Siłownie też nie zarabiają wyłącznie na karnetach. Zarabiają na udostępnianiu dodatkowych szafek i na wielu innych rzeczach. Siłownia na którą chodzę czerpie duży zysk dzięki posiłkom, które można kupić po treningu. Tak samo stacje benzynowe. Większość ich utargu pochodzi nie ze sprzedaży paliwa, ale hot-dogów, czy napoi, które można tam kupić.

Uważam, że najlepiej jest gdy posiadamy określone produkty, czy usługi, a wszelkiego rodzaju wydarzenia jakie organizujemy traktujemy jako dodatek, który owszem przynosi pieniądze, ale nie jest głównym źródłem naszych dochodów. Ja mam „Kobietę w biznesie”, bo pomaga mi ona dotrzeć do ludzi, a poza jest tym co chcę robić, bo po prostu to kocham.

 

Serdecznie dziękuję Anecie za wywiad, a Was gorąco zapraszam do uczestnictwa w „Kobiecie w biznesie”!  Koniecznie zarezerwujcie sobie miejsce na czerwcowym spotkaniu w Katowicach, gdzie będziemy miały szansę poznać się, porozmawiać i napić się razem kawy 🙂 Ciekawa jestem, czy myślałyście kiedyś o organizacji własnego wydarzenia? A może macie już doświadczenie w tej kwestii i możecie dodać kilka własnych wskazówek? Piszcie śmiało 🙂