Jak zorganizować pracę nad kilkoma projektami? | Po Sukces Na Szpilkach

Jak zorganizować pracę nad kilkoma projektami?

INSPI Planner

Obecnie ciężko znaleźć osobę, w której zakres obowiązków wchodzi tylko jeden projekt. Sama mam ich co najmniej kilka, a ich liczba często się zmienia. Są projekty, które realizuję latami (np. praca nad blogiem), są też takie, które trwają tydzień lub kilka tygodni i po domknięciu wszystkich działań nigdy już do nich nie wracam. Jedno jednak nigdy się nie zmienia, ogarnięcie tych wszystkich zobowiązań wymaga ode mnie nie tylko czasu, ale i dobrej organizacji. Nie wyobrażam sobie realizowania ich z doskoku i wiem, że gdybym tak robiła, to z pewnością nie miałabym żadnych widocznych rezultatów. Dlatego dzisiaj powiem Ci jak zorganizować pracę nad kilkoma projektami, tak abyś Ty także mogła działać sprawnie niezależnie od tego, ile masz na głowie.

Skąd w ogóle pomysł żeby traktować każde z rozciągniętych w czasie zadań, jako osobny projekt? Już tłumaczę. Wyobraź sobie, że prowadzisz firmę, która zajmuje się organizacją eventów dla dzieci. Każda z takich imprez wymaga innego zaplecza, innych przygotowań, osobnych ustaleń z rodzicami. Dodatkowo prowadzisz warsztaty ze skręcania balonów, a po godzinach rozwijasz dodatkowy biznes, zajęcia ruchowe dla najmłodszych. Pomyśl, każda z tych działalności wymaga od Ciebie innego nakładu czasu, a dodatkowo wiąże się z innymi terminami. Przy każdym z projektów pracujesz z innymi ludźmi, a Twój zakres obowiązków zupełnie się różni. Dodatkowo jeśli przez dłuższy czas skupiasz się wyłącznie na organizacji eventów, to zainteresowanie Twoimi warsztatami zanika i za każdym razem pojawia się mniej uczestników. Jeśli natomiast skaczesz z kwiatka na kwiatek próbując robić wszystko na raz, to bardzo szybko się wypalasz, a Twoje efekty nadal nie są zadowalające. Dlatego tak ważna jest odpowiednia organizacja.

Realizacja kilku projektów nie oznacza, że każdemu z nich masz poświęcać taką samą ilość czasu. Organizacja imprezy na piętnaścioro dzieci wymagających uwagi i kreatywnych zajęć będzie nieporównywalnie bardziej czasochłonna od warsztatów z balonami. Poświęcanie którejś z działalności mniejszej ilości godzin nie oznacza, że ją zaniedbujesz. Tutaj miarą są efekty i to one są celem takiego projektowego podejścia.

Organizacja projektów krok po kroku

Organizacja projektów wcale nie jest trudna. Wystarczy trzymać się kilku zasad. Poniżej przedstawiam Ci schemat, który sama z powodzeniem stosuję i który sprawdza się u mnie naprawdę świetnie. Dodatkowo jest niezwykle prosty i możesz go zastosować do zdecydowanej większości zadań.

1. Wypisz na kartce wszystkie projekty, nad którymi obecnie pracujesz

W moim przypadku jest to na przykład blog, praca z klientkami, newsletter, grupa na Facebooku. Od czasu do czasu moim projektem staje się tworzenie konkretnego produktu, czy jego sprzedaż. Co może być projektem w Twoim przypadku? Praca zawodowa, treningi, realizacja kursu, tworzenie biżuterii, którą potem wystawiasz w swoim sklepie internetowym, zapewne masz ich sporo.  Pamiętaj, że projekty nie są związane wyłącznie z pracą. Twoim projektem może być dbałość o własne zdrowie, czy organizacja konkretnej podróży. Zastanów się, czemu regularnie poświęcasz czas i wypisz wszystkie dziedziny, którymi obecnie się zajmujesz.

2. Zastanów się jak częste są Twoje zobowiązania

Nad niektórymi projektami pracujesz codziennie, nad innymi raz w tygodniu, a nawet raz na kwartał. Dlatego też przypisz każdemu z nich konkretne terminy i umieść te informacje na swojej liście. Taki jasny obraz sytuacji sprawi, że będziesz wiedzieć, które okresy są dla Ciebie luźniejsze i kiedy ewentualnie mogłabyś podjąć się dodatkowych zobowiązań, a kiedy jest to zupełnie niemożliwe.

3. Wybierz odpowiedni dla siebie system

Pracę nad projektami możesz zorganizować na dwa sposoby. Albo założysz sobie, że codziennie każdemu z nich poświęcisz trochę czasu (taka opcja sprawdzi się tylko przy niewielkiej liczbie kluczowych projektów), albo na każdy z nich przeznaczysz odpowiedni dzień tygodnia, czy miesiąca. Wiedząc dokładnie, kiedy musisz zająć się danym zobowiązaniem nie dopuścisz do sytuacji, kiedy część projektów będzie tygodniami leżeć odłogiem i czekać na lepsze czasy.

Osobiście mieszam oba te systemy. Na co dzień rano staram się zajmować własnymi projektami. Wtedy piszę wpisy na bloga, tworzę produkty, przygotowuję i planuję kolejne newslettery oraz posty na fanpage’u. Po południu zabieram się za pracę z klientami: prowadzę konsultacje, tworze indywidualne plany zdobywania klientów, realizuję dodatkowe zlecenia. To są projekty którymi zajmuję się codziennie. Pozostałe wymagają mojej aktywności nieco rzadziej, dlatego przypisałam je do konkretnych dni tygodnia np. w środy zawsze piszę newsletter, a w każdy wtorek siadam do tworzenia nowego artykułu na bloga.

4. Rozpisz etapy

Niektóre projekty są ciągłe (jak na przykład tworzenie bloga), inne kiedyś się zakończą (pisanie pracy dyplomowej). W przypadku tych drugich warto określić sobie końcowy cel (np. oddanie pracy) i rozpisać konkretne etapy, które należy w związku z tym zrealizować. Jeśli będziesz czarno na białym widzieć co Cię czeka, to łatwiej będzie Ci wszystko zorganizować.

5. Stosuj się do swojej rozpiski i na bieżąco weryfikuj swoje postępy

Nie zostawiaj swoich projektów samych sobie. Warto co jakiś czas sprawdzać, czy faktycznie żaden z nich nie jest pomijany. Jeśli widzisz, że któraś z Twoich działalności od dłuższego czasu nie przynosi Ci ani frajdy, ani też korzyści, to zastanów się, czy nie warto z niej zrezygnować. Pamiętaj, że najważniejszy jest Twój czas, a dobra organizacja ma Ci zweryfikować również to, czy przypadkiem nie marnujesz go na niepotrzebne sprawy.

 

Jestem ciekawa, jak idzie Wam organizacja swoich projektów? Jak dużo ich macie? Może któryś z nich jest dla Was szczególnym wyzwaniem? Chętnie się dowiem, piszcie 🙂